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Trasferte e rimborsi spese

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Indennità di trasferta - Rimborsi spese

   Viene sintetizzato di seguito quanto previsto per trasferte e rimborsi spese sia per i dipendenti che per i collaboratori coordinati (inclusi gli amministratori e i sindaci delle società). Per semplicità sarà utilizzato il termine "collaboratore" per tutte le fattispecie sopra indicate.

   Quanto segue viene esaminato da un punto di vista fiscale (imponibilità per il collaboratore e deducibilità per il datore di lavoro) e non da un punto di vista contrattuale (nazionale, locale o aziendale).

RIMBORSI SPESE PER TRASFERTA FUORI DAL COMUNE SEDE DI LAVORO

Indennità forfetaria di trasferta.
  
Le indennità di trasferta fuori dal comune sede di lavoro, sono esenti da IRPEF in capo al collaboratore fino a € 46,48 per giornata intera (all'estero € 77,47). In aggiunta all'indennità forfetaria è possibile corrispondere rimborsi analitici per le sole spese di viaggio e trasporto, sempre escluse dall'imponibile IRPEF.
   In questo caso tutti gli altri rimborsi per vitto e alloggio sono soggetti ad IRPEF in quanto si considerano già compresi nell'indennità forfetaria di trasferta. Questa non è più applicabile dopo 240 giorni di trasferta continuata nella stessa località.

Trasferte a rimborso misto.
   E' il caso in cui al collaboratore viene riconosciuta un'indennità forfetaria e un rimborso parziale delle spese.
   In questo caso i limiti di esclusione IRPEF sopra indicati sono ridotti come segue:
     - riduzione di un terzo del limite d'esenzione se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore alternativamente l'alloggio o il vitto: quindi € 30,99 in Italia e € 51,65 all'estero;
     - riduzione di due terzi dei limiti d'esenzione  se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore sia l'alloggio che il vitto: quindi €  15,49 in Italia e € 25,82 all'estero .

Trasferte con rimborso a piè di lista.
  
Nel caso di trasferte con rimborso analitico delle spese (rimborso cioè delle spese effettivamente sostenute dal collaboratore senza corresponsione di indennità forfetaria), sono esclusi dal reddito del dipendente tutti i rimborsi documentati relativi a:
     - spese di viaggio (aereo, treno, nave, ecc.) comprese le indennità chilometriche per uso dell'auto propria nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di autovetture;
     - spese di vitto e alloggio;
     - spese varie non documentabili (es. mance, telefonate, lavanderia e stireria) fino ad un massimo di € 15,49 giornaliere (all'estero € 25,82) purché analiticamente elencate ed attestate dal collaboratore (C.M. 23.12.97, n. 326/E).
   La stessa circolare ha ammesso che i biglietti di viaggio per utilizzo di mezzi pubblici valgono come documentazione anche se anonimi e sempre se esposti analiticamente in nota spese e inerenti alla trasferta.
   Per le trasferte all’estero, già dal 1984 è considerata idonea documentazione delle spese, quella conforme alla normativa del paese estero in cui sono sostenute, anche se diversa dalla documentazione italiana.

RIMBORSO SPESE PER TRASFERTA ENTRO IL COMUNE SEDE DI LAVORO.

   All'interno del comune sede di lavoro sono esenti da IRPEF solo i rimborsi delle spese di trasporto documentate dal vettore (biglietto tram, autobus, ricevuta taxi), sempre analiticamente elencati ed attestati dal collaboratore.
   Sono esclusi i rimborsi per l'uso dell'auto propria.

RIMBORSO SPESE AL COLLABORATORE PER USO AUTO PROPRIA

   I rimborsi spese per trasferte con utilizzo da parte del collaboratore della propria auto, sono esclusi da IRPEF se sono applicate le Tariffe predisposte dall'ACI e fino al limite di 17 cv. fiscali per le auto a benzina o 20 cv. fiscali se diesel. Se il collaboratore utilizza un'auto propria superiore ai limiti di cui sopra, si hanno due alternative:
     a) rimborso spese in base alla tariffa ACI per l'auto effettivamente utilizzata - la parte di costo rimborsata superiore a quella di un'auto similare di 17 cv. o 20 cv. - non è detraibile da parte dell’azienda committente
     b) rimborso spese utilizzando la tariffa ACI per un'auto inferiore rientrante nei limiti di esenzione.

   Il rimborso chilometrico deve essere riferito al chilometraggio complessivo annuo dell’auto  (cioè Km percorsi a titolo privato + Km percorsi per conto dell'azienda) e non a quello percorso solo per le trasferte di lavoro. Se si è provveduto al rimborso su un valore stimato inferiore a quello effettivamente percorso nell’anno in cui si sono verificati i rimborsi, occorre ricalcolare e conguagliare gli importi rimborsati.

Deducibilità delle spese rimborsate e spese auto da parte delle aziende

   Esaminiamo infine gli aspetti fiscali dalla parte delle aziende che corrispondono i rimborsi fin qui esaminati.
   Le indennità di trasferta ed i rimborsi di spese viaggio sono interamente deducibili.
   I rimborsi a piè di lista analitici (quindi non forfetari) di spese vitto e alloggio per le trasferte del collaboratore, sono deducibili per un importo giornaliero fino a € 180,76 per l'Italia e € 258,33 per l'estero. Se l'azienda mette gratuitamente a disposizione del collaboratore un alloggio nel luogo di trasferta bisogna tener conto, per i limiti di cui sopra, del costo specifico dell'alloggio per i giorni effettivi della trasferta.
   I rimborsi per l'utilizzo dell'auto privata del collaboratore sono deducibili nei limiti indicati in precedenza secondo le tariffe ACI. Agli stessi limiti sono soggette le auto noleggiate dal dipendente per effettuare la trasferta.
   Ai fini IRAP i rimborsi chilometrici non sono deducibili.

DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE

   Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata.
   Per le spese a piè di lista indicare nel prospetto riepilogativo: data, descrizione, documento allegato e importo.
   Per i rimborsi chilometrici indicare: data, percorso, società, enti o persone visitati, chilometri percorsi.
   Tutti i riepilogativi delle spese devono riportare i dati del collaboratore e la sua firma (importante in quanto attesta natura e quantità della spesa, in particolare per quelle non documentate o i biglietti di viaggio non intestati come i biglietti ferroviari o autostradali).
   Se il totale della nota spese è superiore a € 77,47, applicare una marca da bollo da € 2.00
.
   Qualora il collaboratore abbia acquistato beni o servizi documentati da fattura intestata all'azienda, la stessa dovrà essere regolarmente registrata ai fini IVA. Il collaboratore consegnerà quindi la fattura separatamente dalla documentazione allegata alla nota spese. In questa sarà sufficiente indicare: "giorno xx/xx, pagata fattura n. xxx ditta YY", allegando fotocopia tra la documentazione.

   Si consideri infine che incomplete o inesatte note spese, considerate regolari, se contestate in seguito a verifiche sia dell’amministrazione finanziaria che degli istituti ed enti previdenziali e assicurativi, potrebbero comportare oltre alla ripresa fiscale per reddito non dichiarato da parte del collaboratore, anche sanzioni per l’inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi.

 

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